Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Algemeen

De Vereniging Alliance Française Alkmaar gaat met uw persoonsgegevens om zoals vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming.


Opslag persoonsgegevens


Doel:

Wanneer u zich inschrijft voor één van onze activiteiten of als lid, hebben wij van u een aantal gegevens nodig.


Gebruik:

De Alliance Française Alkmaar gebruikt  deze gegevens uitsluitend ten behoeve van de cursus- en/of ledenadministratie van de afdeling en voor communicatie van de nieuwsbrief. Uw persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt.

Bewaartermijn:

Uw gegevens worden verwijderd zodra zij niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Als er geen wettelijke termijn is aangegeven dan zal dat nooit langer zijn dan 2 jaar.


Rechten:

Als u uw gegevens geheel wilt laten verwijderen, of inzage wilt in de over u opgeslagen gegevens stuur dan een e-mail met daarin uw verzoek naar: Secretariaat Alliance Française Alkmaar (secr.alkmaar@afpb.nl).

 

Klachten:

Als u een klacht heeft over onze handhaving van de privacy regels kunt u zich richten tot (naam en telefoonnummer/ e-mailadres van) de Verwerkingsverantwoordelijke. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

E-mails

Wenst u niet langer onze e-mails te ontvangen stuur dan een email naar: Webmaster Alliance Française Alkmaar (web.alkmaar@afpb.nl). Of u kunt zichzelf afmelden.

 

Cookies

Om deze site zo goed mogelijk in te richten verzamelen wij informatie over het gebruik, zoals uw domeinnaam, de bezochte pagina’s, en de duur van het gebruik. Deze gegevens, die geen persoonlijke informatie bevatten, worden verzameld via cookies. U kunt uw computer zo instellen dat er geen cookies worden geaccepteerd. Deze internetsite blijft dan normaal functioneren.

 

2) U stelt een verwerkingsverantwoordelijke aan in uw organisatie die verantwoordelijk wordt voor de juiste verwerking en het bewaren van de gegevens.


3) Op de inschrijfformulieren voor cursussen of lidmaatmaatschap moet worden opgenomen dat de betrokkene toestemming geeft dat de gegevens gebruikt mogen worden voor het doel waarom hij/zij is ingeschreven. De cursist of het lid geeft d.m.v een handtekening zijn/haar  akkoord voor dat deel waarvoor de toestemming nodig is. Als de inschrijving via de website gebeurt moet op het elektronische inschrijfformulier akkoord gegeven worden dmv het aanzetten van een vinkje. Daarmee geeft de cursist aan dat de privacy voorwaarden geaccepteerd zijn. De datum en de tijd waarop de toestemming is gegeven moet worden geregistreerd evenals de versie van de voorwaarden die op dat moment via de website werden gepubliceerd.

 

4) Het is aan te raden om een register aan te maken, waarin alle verwerkingen worden opgetekend.

 

5) Alle vrijwilligers/bestuurders/docenten informeren over de AVG en laat hen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Als er een algemene mail gestuurd wordt door docenten/bestuur/vrijwilligers naar de cursisten en/of leden dan moet dat in de BCC.

 

6) Zorg dat toegang tot persoonsgegevens van geregistreerden, medewerkers en andere individuen is beperkt tot alleen medewerkers die deze gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen. (de docente van klas A heeft alleen toegang tot de mailadressen van klas A, niet van klas B, of C).

 

7) Bewaar maar 1 kopie van het paspoort van werknemers op een separatie goed beveiligde locatie. Alleen de trésorier of boekhouder (loonadministratie)  heeft toegang tot deze documenten. Verwijder de kopie-paspoorten zodra ze niet meer nodig zijn voor de loonadministratie. Verwerk geen persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke–, religieuze- , of levensbeschouwelijke overtuigingen blijkt. Noch gegevens over gezondheid en iemands seksuele geaardheid.

 

8) Let op dat alle IT zaken (leden- en cursistenbestanden), de e-mails, tablets, laptops en smartphones waarmee toegang verkregen kan worden tot de bestanden, beveiligd zijn. Leg vast hoe er met de wachtwoorden wordt omgegaan. Als een tablet, laptop, smartphone of andere apparaat,  waarop gegevens van de AF afdeling staan, zoek raakt of gestolen wordt of onbevoegden hebben mogelijk toegang gekregen tot deze gegevens dan moet dit binnen 24 uur gemeld worden aan de Verwerkingsverantwoordelijke in de organisatie. Hij/zij zal dan beoordelen of advies inwinnen of het een datalek betreft en of dit gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en of het aan de betrokken personen om wiens gegevens het gaat moet worden gemeld.

 

9) Goede beveiligingssoftware (antivirusprogramma’s) moet worden geïnstalleerd op de informatiedragers en de systeemsoftware moet voorzien zijn van de laatste updates.

 

10) Wat betreft publicatie van foto’s tijdens evenementen voldoet het dat (meerderjarige) leden en deelnemers hiervan vooraf op de hoogte zijn (gesteld), er geen bezwaar gemaakt is en dat zij het recht hebben om gepubliceerde foto’s van henzelf te laten verwijderen. Voor minderjarigen, verwijzen wij u naar de AVG.

11) Op bijgaand voorbeeld formulier, afkomstig van de AF Alkmaar, staan de gegevens vermeld die verzameld worden en op welke manier er mee om moet worden gegaan.