Geheimhoudingsverklaring Alliance Française Amersfoort

GEHEIMHOUDINGSVERKLARING

in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Ondergetekenden,

optredend als docent voor / bestuurslid van de Alliance Française Amersfoort (A.F.), verklaart zich te houden aan c.q. te voldoen aan de op haar/hem van toepassing zijnde bepalingen ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals hierna verwoord:

 

Artikel 1

De cursuscoördinatrice zorgt ervoor dat toegang tot persoonsgegevens van docenten, (aspirant-) en (ex-)cursisten beperkt is tot alleen die docenten en bestuursleden die deze gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Dit betekent:

– dat de docenten alleen toegang hebben tot de e-mailadressen van de eigen cursistengroep;

– dat bestuursleden alleen toegang hebben tot de cursisten- en ledengegevens voor zover zij deze gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen;

– dat gezinsleden van de cursuscoördinatrice, van docenten en van bestuurders geen toegang hebben tot persoonsgegevens in relatie tot de Alliance Française.

 

Artikel 2

Wanneer docenten een algemene e-mail sturen naar ‘hun’ cursisten c.q. wanneer de secretaris van de A.F. de leden aanschrijft, gebeurt dit in de BCC-modus, zodat niet alle e-mailadressen voor alle ontvangers te zien zijn.

 

Artikel 3

Alle IT-apparaten: tablets, laptops en smartphones waarmee toegang verkregen kan worden tot de cursisten- en ledenbestanden in relatie tot de A.F. zijn voorzien van goede beveiligingssoftware (antivirusprogramma). De systeemsoftware is altijd voorzien van de laatste updates. De toegang tot leden- en cursistenbestanden en de e-mailcorrespondentie is eveneens beveiligd.

 

Artikel 4

Als een tablet, laptop, smartphone of ander apparaat waarop gegevens van de A.F. staan, zoekraakt of gestolen wordt of onbevoegden hebben mogelijk toegang gekregen tot deze gegevens dan meldt hij/zij dit binnen 24 uur aan de Verwerkingsverantwoordelijke van de A.F. Deze zal dan beoordelen c.q. advies inwinnen of het een datalek betreft en of dit gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en of het aan de betrokken personen om wiens gegevens het gaat moet worden gemeld.

 

Artikel 5

De A.F. maakt gebruik van betaaldienstverlener ‘Mollie’. In die context kunnen gegevens van cursisten tussen deze partijen worden gedeeld.

 

Voor akkoord,

Amersfoort, 8 juli 2018

 

Ria Wams, Penningmeester Alliance Française Amersfoort

Ilse Bijman, Verwerkingsverantwoordelijke A.F. Amersfoort