Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Concept Privacy reglement Alliance Française Den Helder.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) 

Dit document is een groeidocument en zal in de loop der tijd aangepast worden,

afkortingen:

AF-DH: Alliance française Den Helder

AF-PB: Alliance française Pays-Bas

  1. Omgaan met persoonsgegevens:
    1. Bij de Alliance Française Den Helder gebruiken we gegevens van leden, cursisten, docenten en bestuursleden (hierna te noemen: geregistreerden). We slaan deze gegevens op in een afgeschermd gebied binnen de door AF-PB beheerde cloud dat alleen toegankelijk is voor geautoriseerde bestuursleden van AF-DH. Bij het verwerken van deze persoonsgegevens zijn we bewust van het feit dat de gegevens van een individueel geregistreerde zijn en veel over de geregisteerden zeggen. ( In annex 1 komt een matrix, hierin wordt aangegeven welke gegevens worden opgeslagen.)
    2. Extra gevoelige gegevens vormen daarom een risico voor de privacy van geregistreerden. Denk hierbij aan gegevens over gezondheid, godsdienst en financiële achtergrond. Daarom worden deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet geregistreerd (zie tevens artikel 4). Daarnaast is het niet toegestaan naar het Burgerservicenummer (BSN-nummer) te vragen.
    3. Voor geregistreerde minderjarigen geldt dat deze door de ouders/voogd in deze wordt vertegenwoordigd.
  2. Gebruiken en verstrekken van persoonsgegevens
    1. De persoonsgegevens die zijn geregistreerd bij de Alliance Française Den Helder, waaronder het e-mailadres, mogen niet zomaar gebruikt worden. De aanwezige gegevens zullen niet zonder persoonlijke toestemming en niet zonder meer aan derden verstrekt worden.
    2. Er worden geen volledige naamlijsten van cursusgroepen openbaar gepubliceerd.

 

  1. Hoe gaan we met beeldmateriaal o.a. foto’s ( onderstaande zinnen ombouwen)
    1. Voor het gebruik van beeldmateriaal geldt dan ook de volgende richtlijn: 
      1. Bij inschrijving wordt aan het lid, cursist, docent of bestuurslid  eenmalig expliciet toestemming  gevraagd voor het maken en gebruiken van foto- en/of videomateriaal; 
      2. Bij aanvang van een activiteit wordt aangegeven dat er foto’s gemaakt worden en voor welk doel;
      3. Er wordt aangegeven waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt en op welke kanalen het materiaal verspreid wordt o.a. website, nieuwsbrief en mogelijk bij een persbericht in de krant;
      4. Beeldmateriaal zal niet worden gebruikt voor identificatiedoeleinden
      5. Een ieder kan zijn toestemming te allen tijde intrekken.
    2. Een afgebeeld individu mag geen nadeel ondervinden van het maken en/of publiceren van een foto en/of video en kan altijd bezwaar aantekenen zelfs zonder opgaaf van redenen.
    3. De toestemming wordt bij de Alliance Française Den Helder geregistreerd en bewaard in het voor AF-DH beschermde gebied binnen de AF-PB cloud.

 

  1. Hoe zit het met het bewaren van gezondheidsformulieren
    1. Het is mogelijk dat bij een door de Alliance Française Den Helder georganiseerde reis om een gezondheidsverklaring kan worden gevraagd. Deze zal direct na afloop van de reis vernietigd worden.

 

  1. Recht op inzage en recht op vergetelheid
    1. De privacywetgeving (AVG) geeft aan dat geregistreerden kunnen opvragen welke persoonsgegevens de AF-DH van hen verwerkt en bewaart en voor welke doel(en). Dit wordt ook wel subject access request (SAR) of inzage verzoek genoemd.
    2. De AF-DH zal binnen uiterlijk 4 weken aan zo’n verzoek voldoen door schriftelijk of per e-mail een overzicht te geven van
      1. het doel waarvoor de AF-DH de gegevens gebruikt; 
      2. welke soorten gegevens de AF-DH voor dit doel gebruikt;
      3. welke organisaties of soorten organisaties de gegevens ontvangen;
      4. hoe de AF-DH aan de  gegevens is gekomen. 
    3. Ook geldt het zogenaamde recht op vergetelheid (right to be forgotten (RTBF)). Dit recht houdt in dat de AF-DH in een aantal gevallen persoonsgegevens moet wissen als een betrokkene erom vraagt. Dit recht geldt niet altijd, maar alleen in de volgende voor de Alliance Française Den Helder relevante situaties:
      1. Als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt;
      2. Als de Alliance Française Den Helder gegevens van niet-leden gebruikt voor direct marketing, bijvoorbeeld een e-maillijst naar aanleiding van een open dag;
      3. Als de betrokkene eerder toestemming heeft gegeven aan de AF-DH voor het gebruik van zijn gegevens, maar die toestemming nu intrekt.
      4. Daarnaast geldt een wettelijke bewaartermijn voor gegevens, waar voor verenigingen tevens een uitzonderingssituatie geldt voor oud-leden. De gegevens die niet bewaard mogen blijven, worden bij oud-leden automatisch verwijderd uit het bestand van de Alliance Française Den Helder  bij uitschrijving en/of het verlopen van de bewaartermijn.
    4. Indien er een inzageverzoek (SAR) wordt gedaan of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF), dan heeft de Alliance Française Den Helder één maand de tijd om hieraan te voldoen. Indien er persoonsgegevens gepubliceerd zijn via een website (bijvoorbeeld in een overzicht met bestuursleden of vrijwilligers) dan moeten ook zoekmachines worden geïnformeerd, zodat gewiste gegevens niet meer verschijnen in de zoekresultaten.
    5. Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) dient altijd te worden ingediend bij de Alliance Française Den Helder schriftelijk of per e-mail. De bestuursleden dragen zorg voor de afhandeling van het verzoek en koppelen terug aan de indiener van het verzoek over de genomen stappen.

 

  1. Geregistreerden kunnen schriftelijk of per e-mail een klacht over niet nakomen van het Privacy Reglement indienen bij de voorzitter van het bestuur, welke de klager binnen redelijke termijn zal informeren over de daartoe genomen maatregelen.